校内各单位：
因学校人事变动，部分职能部门和二级院（部）档案工作分管领导和兼职档案员出现变化。为进一步加强档案管理，健全档案工作网络，更好地为教学、科研与管理服务，也为更好地迎接省教育厅的档案工作检查，现需重新报送各单位档案工作分管领导和兼职档案员。请各单位及时确定本单位档案工作分管领导和兼职档案员，并将调整后的人员名单报送学校综合档案室（未发生变动的也一并报送）。相关要求如下：
一、各部门、各院（部）档案工作负责人要求为副处级以上领导干部，负责分管本单位档案工作；
二、各部门、各院（部）根据工作需要，确定1-2名熟悉、热爱档案事业，责任心强，有较强的工作协调能力，热心为广大教职工和学生服务的人员，担任兼职档案员。
三、兼职档案员的主要职责：
1. 贯彻落实国家关于档案工作的法律法规、方针政策和学校有关规定。
2.按照归档要求及时整理档案和立卷，应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，交本单位负责人审批并填写卷内备考表，检查合格后按期向档案室移交归档。应归档文件，任何部门或个人不得据为己有或者拒绝归档；
3.将需要归档的文件材料按要求及时录入学校档案综合管理信息系统，确保信息完整、著录规范，并按期向档案室移交档案；
4.积极参加业务学习和学术交流，掌握档案工作基本知识，不断提高业务水平
5.负责本单位留存档案材料的保管和提供利用，确保文件材料的安全和保密工作
6.兼职档案员调离工作岗位时，必须办完档案资料交接手续后方能离岗。
请各部门、各院（部）将《档案工作分管领导及兼职档案员信息表》（见附件）纸质版加盖公章，于5月27日下午6：00前报送至综合档案室。
联系人：周华 联系电话：6521
附件：档案工作分管领导及兼职档案员信息表
党委办公室·院长办公室
2022年5月25日
附件
XXXX（单位名称）
档案工作分管领导及兼职档案员信息表
一、分管档案工作领导
二、兼职档案员
XXXXXX(盖章)
2022年5月X日
